Formålsparagraf:
Forretningsorden:
1.: Medlemmer:
• Udvalget består af 8 medlemmer – men kan udvides efter behov.
• Udvalget konstituerer sig selv med formand, næstformand, kasserer og sekretær og er økonomisk selvstændig.
• Udvalget er underlagt hovedbestyrelsen i Stautrup Idrætsforening.
• Udtræder et medlem af udvalget, træffer udvalget bestemmelse om et nyvalg.
• Et enigt udvalg kan ekskludere et medlem
2.: Møder:
• Formand/sekretær indkalder til mindst 11 møder om året og efter behov.
• Formanden er mødeleder.
• Møderne vil primært blive afholdt i eksisterende lokaler under Stautrup Idrætsforening.
• Udvalget er beslutningsdygtigt, når mindst 2/3 af udvalgets medlemmer er til stede – herunder formanden. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.
• Der kan indkaldes udefrakommende ekspertise efter behov til udvalgets møder i henhold til dagsorden.
• Udvalget skal godkende kassererens udbetalinger større end kr. 1.000,-.
3.: Udvalg:
• Der kan nedsættes underudvalg til hjælp for udvalgets arbejde.
• Underudvalget er ikke beslutningsdygtigt – men fremlægger et beslutningsgrundlag eller flere for udvalget.
• I hvert undervalg skal der sidde et medlem fra udvalget, som samtidig er mødeleder og referent. Et underudvalg kan opløses af udvalget.
4.: Afvikling af møder:
• En dagsorden udsendes til medlemmerne senest 8 dage før mødets afholdelse.
• Udvalgene kan aftale faste punkter til dagsorden.
• Der kan ikke træffes beslutninger om forhold, der ikke er nævnt i dagsorden, med mindre der er tale om uopsættelige forhold.
5.: Referater:
• På samtlige møder i udvalg og underudvalg udfærdiges et referat, som tilsendes udvalgets medlemmer.
• Ønskede ændringer til referatet tilsendes referenten inden næste mødes afholdelse og tilføjes referatet.
• På næstfølgende møde godkendes referatet med eventuelle ændringer og underskrives af udvalgets medlemmer.
• Sekretæren har ansvar for udvalgets forhandlingsbog.
• Referater fra underudvalg skal altid tilsendes udvalget til orientering.
6.: Opløsning:
• Udvalget kan opløse sig selv eller af hovedforeningen i Stautrup Idrætsforening.
• Eventuel fordeling af udvalgets midler bestemmes af udvalget og Stavtrup Idrætsforening
• Til beslutningen kræves 2/3 majoritet.
Således bestemt august 2014.
Sidst revideret marts 2015