Forrretningsorden

Formålsparagraf:

Haludvalgets formål er at fremme udbygningen af Kultur- og Idrætsfaciliteter i Stavtrup til gavn for indbyggerne, idræts- og fritidslivet. Endvidere vil udvalget udvikle et godt og positivt samarbejde med borgerne i Stavtrup, erhvervslivet, kulturelle aktiviteter og interesseorganisationer. 

Forretningsorden:

1.: Medlemmer:

• Udvalget består af 8 medlemmer – men kan udvides efter behov.

• Udvalget konstituerer sig selv med formand, næstformand, kasserer og sekretær og er økonomisk selvstændig.

• Udvalget er underlagt hovedbestyrelsen i Stautrup Idrætsforening.

• Udtræder et medlem af udvalget, træffer udvalget bestemmelse om et nyvalg.

• Et enigt udvalg kan ekskludere et medlem

2.: Møder:

• Formand/sekretær indkalder til mindst 11 møder om året og efter behov.

• Formanden er mødeleder.

• Møderne vil primært blive afholdt i eksisterende lokaler under Stautrup Idrætsforening.

• Udvalget er beslutningsdygtigt, når mindst 2/3 af udvalgets medlemmer er til stede – herunder formanden. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.

• Der kan indkaldes udefrakommende ekspertise efter behov til udvalgets møder i henhold til dagsorden.

• Udvalget skal godkende kassererens udbetalinger større end kr. 1.000,-.

3.: Udvalg:

• Der kan nedsættes underudvalg til hjælp for udvalgets arbejde.

• Underudvalget er ikke beslutningsdygtigt – men fremlægger et beslutningsgrundlag eller flere for udvalget.

• I hvert undervalg skal der sidde et medlem fra udvalget, som samtidig er mødeleder og referent. Et underudvalg kan opløses af udvalget.

4.: Afvikling af møder:

• En dagsorden udsendes til medlemmerne senest 8 dage før mødets afholdelse.

• Udvalgene kan aftale faste punkter til dagsorden.

• Der kan ikke træffes beslutninger om forhold, der ikke er nævnt i dagsorden, med mindre der er tale om uopsættelige forhold.

5.: Referater:

• På samtlige møder i udvalg og underudvalg udfærdiges et referat, som tilsendes udvalgets medlemmer.

• Ønskede ændringer til referatet tilsendes referenten inden næste mødes afholdelse og tilføjes referatet.

• På næstfølgende møde godkendes referatet med eventuelle ændringer og underskrives af udvalgets medlemmer.

• Sekretæren har ansvar for udvalgets forhandlingsbog.

• Referater fra underudvalg skal altid tilsendes udvalget til orientering.

6.: Opløsning:

• Udvalget kan opløse sig selv eller af hovedforeningen i Stautrup Idrætsforening.

• Eventuel fordeling af udvalgets midler bestemmes af udvalget og Stavtrup Idrætsforening

• Til beslutningen kræves 2/3 majoritet.

 

Således bestemt august 2014.

Sidst revideret marts 2015